关于做好到期档案移交市档案馆工作的通知

辛政办字〔2018〕21号

辛集市人民政府办公室

关于做好到期档案移交市档案馆工作的通知

各乡、镇人民政府，市政府各部门及有关单位：

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《河北省档案工作条例》相关规定，各单位达到入馆时限的档案应移交市档案馆保管，现就档案移交、接收工作通知如下：

一、各单位档案移交的范围、年限和门类

移交范围：各乡镇、市直党政机关、人民团体、事业单位等（名单见附件1）。

移交年限：各单位2012年前（含2012年）形成的保管期限30年以上（含30年）的各种门类和载体的档案；撤并单位档案移交至撤并之日。

移交档案门类：1、文书档案；2、科技档案；3、声像档案；4、专业档案；5、实物档案；6、电子档案及纸质档案的数字化副本；7、全宗卷、大事记。

二、时间安排

第一阶段：2018年7月1日至8月31日，市档案馆接收各单位的案卷目录、全引目录、归档文件目录、资料目录等纸质检索工具及符合规范标准的电子目录。

第二阶段：2018年9月1日至12月31日，市档案馆根据各单位移交的案卷目录、全引目录、归档文件目录、资料目录接收实体档案、全宗卷和资料。

三、移交程序

（一）各单位按照档案移交进馆要求，对拟进馆档案进行审核，不符合进馆要求的案卷要重新整理、编目，确保移交进馆案卷质量符合规范要求。

（二）市档案馆要加强业务指导，组织专家对各单位拟入馆档案质量进行严格审查并出具认定报告，审查合格的档案方可移交入馆。

（三）单位在规定时间内将审查合格的档案移交到市档案馆，交接双方按移交目录清点核对，核对无误后，办理交接手续。

四、工作要求

（一）高度重视、加强领导。档案是党和国家的重要财富，档案工作是新时代中国特色社会主义文化建设的重要组成部分，按时、高效移交档案是法律赋予各级各单位的职责。这次档案移交进馆时间跨度长，档案资料数量多，各单位要秉承“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，高度重视档案移交进馆工作，要确定一名领导分管此项工作，指定专人负责，按时圆满完成移交任务。

（二）高质量整理，确保齐全完整。各单位要严格按照档案馆档案移交进馆质量标准（附件2）要求，全面、系统、规范整理各种门类和载体的档案，市档案馆要对进馆档案严格把关验收，确保移交进馆的档案符合档案管护要求，不符合案卷质量标准的档案要限期返工整理，直至达到进馆标准。

（三）严格手续，确保档案安全。市档案馆要根据档案接收进馆规定，对入馆档案进行认真核查清点，要严格交接手续，做到移交清册清楚明白，移交登记要素完备。要严守保密制度，在交接中不得造成档案资料的失密、损坏和丢失。

（四）加强督导，落实责任。市档案馆要统筹安排全市档案接收入馆工作，及时掌握各单位档案整理、移交进度，组织业务骨干帮助各单位解决档案整理、移交过程中出现的各种技术问题。政府办公室要不定期对各单位档案移交工作进行督导检查，发现问题及时通报整改，对拒不移交档案资料的单位和个人，按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》依法处理。

附件:1．各单位移交入馆档案年度构成表

         2．档案移交进馆质量标准

 辛集市人民政府办公室

2018年5月16日

附件1

各单位移交入馆档案年度构成表

全宗单  位档案已移交到此次移交截止时间2市委办公室（含机要局）200020124组织部1991201295（含党史研究室）20005宣传部199120126统战部199120127政法委199320128农工委199620129信访局1983201210纪检会2004201211团市委1992201212妇联会2000201213市政府办公室2010201288（含机关服务中心）2000106（含档案馆）200415民政局2000201216发展改革局2004201293（含物价局）2000全宗单  位档案已移交到此次移交截止时间17科技局2000201218交通运输局2000201219商务局（含粮食局、粮食总站）20002012362000撤销粮食总站时21住房和城乡建设局始建档年度2012117住房保障和房产管理局2000201222国土资源局2000201224供销合作联合社2003201226水务局2000201228农牧局（含农机总站）（含畜牧总站）200420122320002012272000201232卫生计生局（含卫生局）2000201233（含计生局）44财政局2000201290（含农开办）48国税局2000201283工会20002012全宗单  位档案已移交到此次移交截止时间87文化广电新闻出版局2004201231广播电视台2000201289市直工委始建档年度201291党校2000201292工业和信息化局1991201297老干部局2000201298审计局2000201299林业局20042012100司法局20002012101环境保护局20002012102人大办公室20002012103政协办公室20002012104人力资源和社会保障局20002012　市场监督管理局　　105（含工商局）2000201286（含技术监督局） 　　（含食药监局）　　51旧城镇1983201254天宫营乡1983201255张古庄镇20042012全宗单  位档案已移交到此次移交截止时间57小辛庄乡2004201258中里厢乡1994201260位伯镇2003201261新垒头镇1994201263辛集镇1983201266田家庄乡1983201268和睦井乡1983201270前营乡1994201272新城镇2000201275马庄乡1994201278南智丘镇1994201280王口镇20002012115科协20002012　统计局始建档年度2012118法院20042012

附件2

档案移交进馆质量标准

一、全宗内档案进馆范围

各单位进馆的档案资料主要包括：

（一）文书档案(永久、长期、30年)。

（二）专门档案（档案馆与移交单位协商确定）。

（三）特殊载体档案，包括照片、录音录像、实物等档案（档案馆与移交单位协商确定）。

（四）各类编研材料，包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。

（五）与入馆纸质档案相关联的电子档案。

（六）全宗卷。

二、接收标准

总体要求：进馆档案应当保持全宗的完整性，一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体，不得割裂分散。全宗内所有文件材料应收集齐全，分类科学，整理规范。

    （一）文书档案

文件材料应当收集齐全完整，立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写，应当符合《文书档案案卷格式》要求；立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等，应当符合《归档文件整理规则》要求。

着重检查以下材料是否归档：业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料（包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表）、介绍信及存根（包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根）、出版物、简报、信息等。

1．以“卷”为单位整理的文书档案整理规范。

（1）卷内文件目录：需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确，项目内容不明确的应考证清楚后填写。

①责任者：全称或通用简称。

②文号：包括发文代字、发文年度、发文序号。

③题名：完整、准确，没有题名或不能反映文件内容应另行编写，用“[]”括起。

④日期：“年月日”填写完整，如19871021。

（2）页号编写：卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用阿拉伯数字编写页号。

（3）卷内备考表：卷尾应附上卷内备考表（备考表印在封底可不再另附），填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。

（4）案卷封面：项目填写需用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。

①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章（耐久红印章）。

②类别栏目暂空。

③案卷题名：要简明、确切地概括卷内文件的内容，一般包括责任者、问题、名称三部分，字数一般不超过50个汉字。

④起止年月：用阿拉伯数字填写。

⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。

⑥归档号：不填写。

⑦封面右下角档号栏目：全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写，如没有上述项目需要刻章盖上填写。

（5）案卷装订：案卷采用“三孔一线”方法装订，右下齐；16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。

（6）案卷编号：永久、长期分别从“1”开始编制。

2．以“件”为单位整理的文书档案整理规范。

    （1）备考表：每盒应附上备考表，置于盒尾，填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。

（2）档案盒封面：刻章（使用耐久红印台）将立档单位名称（全称或通用简称）盖在档案盒封面双横线上方。

（3）档案盒盒脊：项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写；保管期限永久、长期用汉字填写，30年用阿拉伯数字；盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号（阿拉伯数字）。

（4）文件装订：归档文件材料应以“件”为单位进行装订，装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法，“不锈钢装钉”法在文件左上方。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

（5）归档章：归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置，用红色印泥盖章，填写应当符合《归档文件整理规则》要求。

（二）专门档案

按专门档案管理规范及国家相关要求进行整理。

1．专门档案一般以“卷”为单位整理，特殊档案也可以“件”为单位整理。

2．专门档案的装具应符合规范要求。

3．档号的编制应符合规范要求。

4．有关项目的填写同文书档案，需要调整的应与管理科协商后再调整。

（三）照片档案

按照《照片档案管理规范》有关要求整理编目。

1．照片编号：一册（卷）照片从“1”顺编流水号。

2．文字说明：一组照片要有总说明和分说明，总说明在一组照片第一张文字说明处填写，包括时间、地点、人物（姓名、单位、职务）、事由、背景、摄影者。每张照片要分别拟写分说明，其中人物要注明在照片中的位置。

3．卷内目录：一组照片作为一份文件拟写题名，格式为“关于***（事由）的照片”。

4．照片档案封面：使用耐久书写材料规范、准确填写；案卷题名拟写格式“立档单位+关于+起止年度+类别名称+照片”，其他项目填写同以卷为整理单位的文书档案。

5．案卷脊背：同以卷为整理单位的文书档案。

（四）录像、录音、光盘档案

1．录像带、录音带、光盘按归档时间排列，分别从“1”开始编写流水盘号。

2．录像带、录音带、光盘的包装盒上应加贴封面，封面题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像（音）”。

3．录像带、录音带、光盘封面内容应打印或使用符合档案要求的书写材料填写，光盘题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像”。

4．影像光盘背面用光盘标记笔填写光盘的档号，档号填写格式为“全宗号-目录号-盘号”。

（五）检索工具

档案进馆时需同时移交一套与档案相对应的纸质目录，文书档案目录包括案卷目录、归档文件目录。其他档案需移交案卷级目录或其他检索必需的目录。进馆目录统一用A4纸打印，打印封面，封面注明目录种类、保管期限、起止年度，并按保管期限、年度分别装订整齐。

（六）电子档案

全宗内所有进馆档案及目录要进行数字化加工，在移交纸质档案时，必须同时移交相应的电子档案数据光盘。档案数字化内容包括：

1．文书档案、照片档案案卷级目录、文件级目录输入档案管理系统，形成数据库，档案全文进行扫描形成电子文件。

2．业务档案(专门档案)、实物档案、录音录像档案等案卷级目录输入档案管理系统。

3．所有电子档案，要求与档案文件级目录相链接，建立全文数据库。

（七）全宗卷

按《全宗卷规范》DA/T12-2012整理，内容包括组织机构沿革、全宗介绍、大事记、交接文据、档案分类方案、保管期限表、档案管理制度、利用档案典型事例等。

    市档案馆业务指导电话：0311-83283102